Sponsors

Home

Het vrijwilligerssysteem

SML gebruikt het Vrijwilligerssysteem van VoetbalAssist om alle bar- en keukendiensten in te plannen. Voor het Vrijwilligerssysteem heb je een account nodig. 
Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe het systeem werkt; registratie, invullen van diensten en enkele aandachtspunten.

Spelregels Vrijwilligerssysteem

In het seizoen 2023-2024 starten we na de winterstop met diensten in het systeem. Hiervoor gelden de volgende belangrijke spelregels.

  • Ieder lid (van jong tot oud) draagt zijn/haar steentje bij
  • Er wordt gevraagd om 2 diensten per seizoen te draaien, een dienst is gemiddeld 3 uur
  • Eenmaal ingepland=ingepland, je kunt niet afzeggen
  • Voor jeugd tot en met O15 wordt van de ouders gevraagd de diensten te draaien. Jeugd vanaf O16 kunnen de diensten draaien maar mogen natuurlijk ook hun ouders vragen.
  • Heb je zelf geen diensten ingepland binnen de maand januari, dan plant het systeem jou automatisch in. Dit kan ongunstig voor jou uitpakken dus neem zelf het initiatief!
  • Ben je leider, trainer, coördinator, bestuurslid of vaste vrijwilliger dan ben je ontheven van het draaien van deze diensten (per team zijn er maximaal 2 leiders/trainers)
  • Je kunt je diensten niet ‘afkopen’
  • We vragen een minimale inzet om voor alle leden een maximaal verenigingsleven te kunnen realiseren. Samen maken we dit tot een succes!

Registratie in het vrijwilligerssysteem

Ga naar: https://smlarnhem.vrijwilligerstekort.nl/inloggen/

Ga naar de pagina Registreren om jouw account aan te maken. Dit is eenmalig, het account blijft voor aankomende seizoenen van toepassing.

Gebruik jouw eigen gegevens, ook wanneer je je als ouder voor jouw kind wilt registreren. Doorloop de volgende stappen:

 

  1. Klik op de knop 'Registreren'.
  2. Vul jouw eigen emailadres in en druk op ‘Verder’.
  3. Je ontvangt een email om het emailadres te bevestigen. Druk op de link in de email en deze brengt je weer verder in het registratieproces.
  4. Geef een wachtwoord op, bevestig dit nogmaals en druk op ‘Verder’.
  5. Bewaar het wachtwoord goed, want dit heb je later nog nodig.
  6. Hiermee is de registratie afgerond.

Invullen profiel

Voordat je kunt beginnen met het invullen van vrijwilligerstaken zal je eerst je profiel moeten aanvullen. Nadat de registratie is afgerond kom je automatisch op een inlogpagina. Je kunt hier ook komen door links op de knop ‘Inloggen’ te drukken.

  1. Je logt in door je email en wachtwoord in te tikken en vervolgens op ‘Inloggen’ te drukken.
  2. Vervolgens zie je jouw profiel wat nog leeg is op het emailadres na.
  3. Druk op het tabblad ‘instellingen’ voor het aanvullen van jouw profiel.
  4. BELANGRIJK!! Druk na het invullen van nieuwe gegevens onderaan op ‘Wijzigen’. Anders gaan de ingevulde gegevens verloren.
  5. Onder de kop ‘Algemene instellingen’ kun je jouw wachtwoord wijzigen. Verder is het aanvullen van de gegevens onder de algemene instellingen niet noodzakelijk.
  6. De ‘Vrijwilliger Instellingen’ zijn wel van belang.
    1. Vul je naam in.
    2. Voor kinderen is het ook van belang dat je je geboortedatum aangeeft. Dit is van belang in verband met verschillende taken waar een minimumleeftijd voor geldt.
    3. Vink ‘Kantinedienst’ In de toekomst komen hier ook andere vrijwilligerstaken te staan waaruit kan worden gekozen.
    4. Als speler geef je aan in welk team je speelt. Als ouder geef je hier het team van jouw kind aan.
    5. Ouders kunnen ook hun beroepssector aangeven.
  7. Als ouder dien je ook de koppeling te maken met jouw kind, zodat wij weten voor welk kind de vrijwilligerstaken worden ingevuld. Dit doe je onder de kop ‘Familie instellingen’. Vul hier alle namen in van jouw kinderen die lid zijn van SML. Na koppeling van jouw kind(eren) krijg je deze koppeling helaas niet te zien.
  8. Op dit tabblad kun je onderaan ook je account weer wissen, indien je daar behoefte aan hebt.
  9. BELANGRIJK!! Druk na het invullen van nieuwe gegevens onderaan op ‘Wijzigen’. Anders gaan de ingevulde gegevens verloren.
  10. Zodra alle gegevens op dit tabblad zijn ingevuld is de eerste stap gezet om vrijwilligerswerk te kunnen verrichten bij SML. Nu moet de beheerder van het systeem eerst jouw account moeten vrijgeven, voordat je ook daadwerkelijk jouw gewenste taken kunt aangeven. Dit kan enkele dagen duren.
    Ondertussen kun je al wel in het rooster rondkijken maar nog geen dienst inplannen.

Je ontvangt een mail met als onderwerp 'Je hebt 1 wijziging of toevoeging voor een van de vrijwilligerswerkzaamheden bij SML' en in het bericht 'Je bent goedgekeurd als vrijwilliger.'

Opgeven vrijwilligerstaken

Nadat de systeembeheerder jouw account heeft vrijgegeven kun je aan de slag met het opgeven van de door jouw gewenste vrijwilligerstaken.

  1. Ga terug naar de inlogpagina van het vrijwilligerssysteem.
  2. Na goedkeuring van het account is het tabblad ‘AVG’ bijgekomen. Neem dit op je gemak even door en stel het in zoals jij het wil.
  3. Druk vervolgens op het tabblad ‘vrijwilligers’.
  4. Onderaan kun je kiezen welke dienst je wil invullen door erop te klikken. (de tabbladen dag, week of maand geven je meer of minder overzicht)
  5. Wanneer een dienst een rood kader heeft is deze nog beschikbaar om te kiezen. Een groen kader geeft aan dat deze dienst reeds is ingevuld door een ander.
  6. Zodra je op een taak hebt gedrukt krijg je een overzicht van de details van deze taak. Zijn deze akkoord voor jou dan kun je jezelf inplannen door op de knop ‘Plan jezelf in’ te drukken. Hiermee heb je jezelf ingepland en valt dit niet meer te wijzigen.

Aandachtspunten

E-mailadres: Kies bij registratie bij voorkeur het e-mailadres dat bij de ledenadministratie van SML bekend is.

Wachtwoord: Weet je dit niet meer? Maak gebruik van de optie 'Wachtwoord vergeten' op de inlogpagina.

 

Toelichting van het Vrijwilligerssysteem

Profiel: Hier vind je een overzicht van de aankomende en reeds afgeronde diensten.

Instellingen: Je kunt hier jouw eigen informatie en voorkeuren bekijken en aanpassen. Je vindt hier ook de familiesamenstelling zoals deze in het systeem bekend is. Als deze niet volledig is, kun je hier jouw kind(eren) toevoegen (met volledige naam en geboortedatum).

Vrijwilligers: Hier kun je jouw diensten inplannen. Gebruik de knop 'Bekijk planning op volledig scherm' en de weergaveopties 'week' en 'maand' om een handig overzicht te krijgen van de beschikbare diensten.

Heb je een dienst gevonden die je wilt gaan uitvoeren? Klik dan op deze dienst en daarna in het scherm 'Taakdetails' op de knop 'Plan jezelf in'. Let op: ingepland is ingepland!, je kunt je daarna niet weer uitplannen

Uitloggen: Hiermee log je uit van het Vrijwilligerssysteem.

 

Gebruik van het vrijwilligerssysteem

Herinneringen per e-mail: 

10 en 2 dagen vóór jouw bardienst krijg je een automatisch gegenereerde herinnering in de e-mail vanuit het Vrijwilligerssysteem.

Help: Er verschijnen geen diensten in het Planningoverzicht: 

Zorg ervoor dat er geen filter actief is bij 'Teams', daar maken we bij SML geen gebruik van.

Help: Knop 'Plan jezelf in' verschijnt niet: 

De knop 'Plan jezelf in' is nog niet zichtbaar wanneer jouw account nog niet is goedgekeurd door de beheerders.

Heb je de mail met als onderwerp 'Je hebt 1 wijziging of toevoeging voor een van de vrijwilligerswerkzaamheden bij SML' en in het bericht 'Je bent goedgekeurd als vrijwilliger.' ontvangen, maar is de knop 'Plan jezelf in' nog steeds niet zichtbaar? Lees dan verder.

Je hebt je waarschijnlijk (zeer begrijpelijk) als jouw kind aangemeld. Jouw kind mag echter geen bardiensten inplannen; hij/zij is zelf immers nog niet oud genoeg om deze diensten te draaien. Hoe kun je dit verhelpen?

Registreer jezelf met een eigen account en bevestig dit per mail. Log daarna in, voeg onder de tab 'Instellingen' jouw kind (volledige naam en geboortedatum) toe onder 'Familie-instellingen' (onderaan de pagina) en klik op de knop 'Wijzigen'. Hierdoor wordt vastgelegd dat jij de ouder van jouw kind(eren) bent en ontstaat er een correcte koppeling met de gegevens in de Ledenadministratie van SML. Nadat jouw account door de beheerder is goedgekeurd, kun je met jouw eigen account diensten inplannen.

Help: we willen als beide ouders tegelijk een dienst doen: 

Dat kan door een apart account (met een ander e-mailadres) aan te maken op naam van de tweede ouder. Voeg bij hem/haar ook in ieder geval het kind als familielid onder 'Instellingen' toe (volledige naam en geboortedatum). Hierdoor ontstaat een koppeling en is er vastgelegd dat jullie bij elkaar horen en dat jullie samen bardiensten voor jullie kind doen. Nadat het account van de tweede ouder is goedgekeurd kun je met dit account diensten inplannen.

Vragen en opmerkingen?
Vragen en verzoeken over vrijwilligersdiensten kun je mailen naar [email protected]
Opmerkingen en aanvullingen over deze instructiepagina ontvangen wij graag op mogen ook naar bovenstaand emailadres gestuurd worden

Belangrijke tips

  1. Gebruik het e-mailadres waarop je het bericht hebt gekregen over het Vrijwilligerssysteem.  Klopt dit adres niet, geef dat dan door aan de Ledenadministratie. Je krijgt namelijk automatisch een e-mail-reminder toegestuurd voor jouw diensten. Je wordt dus niet meer gebeld.
  2. Noteer de diensten meteen in jouw agenda en plak ze op de koelkast of prikbord. Vergeet ze niet!
  3. Vraag aan de leider om een lijst met alle namen en telefoonnummers van alle teamgenoten en mede-ouders. Maak meteen afspraken met teamgenoten of andere ouders om elkaar te kunnen bellen voor vervanging voor als je toch verhinderd bent of in noodgevallen. Dat is handig want je kunt jouw verenigingswerk niet afzeggen. EENMAAL INGEPLAND = INGEPLAND!
  4. Onderneem meteen actie als je van mening bent dat de ontvangen mail niet voor jou bestemd is of als er iets verkeerd gaat. Als je niet reageert levert dat vaak weer andere problemen op.
  5. Gebruik in jouw berichten altijd de achternaam zoals die bij SML geregistreerd staat. Vermeld daarbij liefst ook het lidnummer. Ouders en kinderen hebben nog wel eens verschillende achternamen en dat levert zoekwerk en misverstanden op.
  6. Ben je voor een 'sluitdienst' ingepland (de laatste bardienst op een dag), houd er dan rekening mee dat de bardienst iets langer duurt door het schoonmaken van de bar en afsluiten van de kantine.
  7. Bedenk dat de mensen en commissieleden die de vrijwilligersregeling uitvoeren ook vrijwilliger zijn. Zij doen dat voor jou en jouw kinderen!

 Belangrijke regels voor barvrijwilligers en leden

  1. Tijdens jouw bardienst mag je op kosten van de club enkele niet-alcoholische consumpties nuttigen zoals koffie, thee of frisdrank. Deze consumpties moet je registreren op de kassa. Je mag geen gratis consumpties verstrekken aan anderen zoals teamgenoten, andere ouders, vrienden of familie.
  • Over het vrijwilligerswerk waarvoor u zich wilt opgeven of waarvoor u ingepland bent? Neem dan contact op met [email protected]


Start hier met registreren

Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!